會(huì )議策劃
一、會(huì )議策劃的準備工作
優(yōu)良的會(huì )議策劃是完滿(mǎn)舉辦會(huì )議的前提。完整的會(huì )議策劃是一個(gè)節奏分明、條理清楚、面面俱到的完美計劃。只有通過(guò)專(zhuān)業(yè)的會(huì )議策劃和充分準備的會(huì )議、展覽才能取得預期效果。
1. 會(huì )前準備: 會(huì )場(chǎng)選定,議程安排,報名處理,翻譯服務(wù),紀念品制作,傳媒連系,新聞 稿撰寫(xiě),記者會(huì )安排,文宣印制,資料分發(fā),人力支持
2. 辦理報到: 確認手續,機場(chǎng)接受,住宿分配,膳食安排
3. 會(huì )議進(jìn)行: 開(kāi)/閉幕活動(dòng),接待事務(wù),名人演講與專(zhuān)題討論,視聽(tīng)器材,大會(huì )司儀,酒 宴茶點(diǎn),同步翻譯
4. 財物管理: 大會(huì )預算,財務(wù)報表,會(huì )期中之財管人力支持
5. 交通: 會(huì )議前/后之食宿與旅游,機位之預訂與確認,全程之交通服務(wù),
6. 旅游會(huì )后之參觀(guān)、游覽與休閑活動(dòng) 。
一次成功的旅游考察最整個(gè)會(huì )議的效果又豈止點(diǎn)睛之筆，除了給您和您的朋友一個(gè)放松和調節的時(shí)間，而這良好和熱烈的氛圍之下，又怎能不再結識多一些朋友、給您的事業(yè)創(chuàng )造新的機遇和意想不到的驚喜呢。只要您開(kāi)口，我們就為您貼身打造合適的線(xiàn)路和報價(jià)。景點(diǎn)景區、旅游空調用車(chē)、旅游保險、優(yōu)秀導游服務(wù) ，一應俱全。
二、會(huì )議策劃的實(shí)施工作
會(huì )議策劃是會(huì )議的生命力所在，獨具匠心的會(huì )議策劃是會(huì )議成功的前提。會(huì )議策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調、公關(guān)關(guān)系、媒體報道。富有創(chuàng )意、令人稱(chēng)絕是我們努力的方向。從會(huì )議環(huán)境、會(huì )議布置到大型展覽都能顯示出獨特的格調、非凡的品位，充分詮釋會(huì )議的宗旨是客戶(hù)的意圖。別出心裁、引人注目方能使會(huì )展活動(dòng)引人入勝。
好的會(huì )議策劃實(shí)際已成功了一半，包括會(huì )場(chǎng)預約、酒店預訂、負責會(huì )場(chǎng)的布局和會(huì )議所需設備安裝與調控、廣告禮品設計制作、禮儀接待、參會(huì )者的接送和餐飲、會(huì )間及會(huì )后相關(guān)活動(dòng)的安排等。
會(huì )場(chǎng)預約
我們將根據你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會(huì )議的級別,為您選擇會(huì )議舉辦地;我們將根據會(huì )議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);我們將根據會(huì )議的具體情況，確定是否將會(huì )議劃分為幾個(gè)分會(huì )場(chǎng)，選擇分會(huì )場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前為您預約。
負責會(huì )場(chǎng)的布局，設備安裝調試
我們將根據會(huì )議的具體情況，為您設計并安排會(huì )場(chǎng)的布局，細致周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，為您提供會(huì )議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，并進(jìn)行演練，確保會(huì )議的順利進(jìn)行。
印刷材料的設計制作
我們將為您的會(huì )議提供宣傳冊等印刷品設計、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據會(huì )議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會(huì )為您的印刷品指定專(zhuān)門(mén)的廠(chǎng)家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會(huì )場(chǎng)或指定位置。
參會(huì )者的接送
我們將根據參加會(huì )議者的具體情況以及人數多少安排相應的車(chē)輛;我們的專(zhuān)車(chē)將會(huì )提前在指定位置等待參會(huì )人員，把參會(huì )人員迅速、安全地送到會(huì )場(chǎng)或下榻酒店。
參會(huì )者的餐飲
我們將根據參會(huì )人員的喜好，為您預定各種形式的餐會(huì )：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì )等等;我們將根據參會(huì )人員的具體情況以及會(huì )場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。
參會(huì )者業(yè)余時(shí)間的安排
我們將根據參會(huì )人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專(zhuān)門(mén)的旅游線(xiàn)路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂(lè )設施，供你選擇。
三、現代的會(huì )議策劃人
現代的會(huì )議策劃人每年要花去幾千小時(shí)進(jìn)行策劃活動(dòng)，從簡(jiǎn)單的培訓會(huì )到涉及幾千個(gè)與會(huì )者和幾百個(gè)參展人員的大型會(huì )展不等。這是一個(gè)令人激動(dòng)的、豐富多彩的和不斷發(fā)展著(zhù)的職業(yè)。
據《會(huì )議》雜志進(jìn)行的一項調查顯示，現代會(huì )議策劃人有以下典型特征：
l、男性（54%為男性，女性占46%）；
2、與大約11個(gè)同事共事于同一個(gè)部門(mén)；
3、有8年的業(yè)內工作經(jīng)驗；
4、年薪52400美元（工資20000美元到90000美元不等，或者更多）
會(huì )議策劃人主要職責包括預算、挑選會(huì )址、與飯店和航空公司以及賣(mài)主進(jìn)行談判、制定活動(dòng)計劃和貿易展覽計劃、確定餐飲品種、實(shí)施飯店及陸地交通的組織工作、進(jìn)行會(huì )后總結，包括向參會(huì )人員進(jìn)行調查并對每項活動(dòng)所牽扯的接待設施和服務(wù)進(jìn)行評估。
為獲得最佳市場(chǎng)條件，許多會(huì )議策劃人同時(shí)附屬于幾家專(zhuān)業(yè)協(xié)會(huì )。對其專(zhuān)業(yè)而言，以下技術(shù)最為有用：杰出的口筆頭溝通能力和組織能力、領(lǐng)導素質(zhì)、靈活性、應對壓力的能力。
四、淺談中小型會(huì )議策劃
會(huì )議，故名思義“會(huì )而議”，而會(huì )議策劃則為“會(huì )而備”，下面就我個(gè)人會(huì )議策劃的經(jīng)驗與心得淺作探討，借鑒給大家，共享會(huì )議策劃資源．
會(huì )議籌備：會(huì )議籌備前期應該先羅列出會(huì )議籌備時(shí)需要做的工作。像明確會(huì )議宗旨、落實(shí)會(huì )議主題、會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì )代表，包括會(huì )場(chǎng)的確定、經(jīng)費的談判等許多工作。而這些工作，光靠一個(gè)人是很難完成的，所以必須成立臨時(shí)會(huì )議籌備小組。
籌備組大致由以下成員組成：籌備組組長(cháng)、后勤處、秘書(shū)處。組長(cháng)負責全過(guò)程的協(xié)調、安排工作。后勤處負責聯(lián)系各種會(huì )議所需的備品，包括聯(lián)系會(huì )場(chǎng)、攝影、投影及會(huì )議禮品、水果、鮮花等準備工作。秘書(shū)處負責的工作是整個(gè)會(huì )議的軟件部分，包括起草各種文檔、接待、協(xié)調等工作，是至關(guān)重要的。會(huì )議必備文件有以下幾個(gè)：《會(huì )議通知》、《嘉賓證（出席證）》、《會(huì )議服務(wù)指南》、《會(huì )議議程》、《會(huì )議注意事項》、《參會(huì )嘉賓通訊錄》、《籌備組通訊錄》等�！稌�(huì )議通知》、《嘉賓證（出席證）》在會(huì )議召開(kāi)一周前寄給參會(huì )人員,憑證出席，剩下的統一用會(huì )議文件袋裝好，備于會(huì )議前發(fā)給每個(gè)參會(huì )人員一份。
需要強調的是《會(huì )議服務(wù)指南》中須注明會(huì )議宗旨、會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì )人員名單及會(huì )場(chǎng)內情況的簡(jiǎn)單介紹，最好附上一份會(huì )場(chǎng)地圖，便于參會(huì )人員了解會(huì )場(chǎng)情況；《會(huì )議議程》中包括整個(gè)會(huì )議的名稱(chēng)、主題、時(shí)間安排、發(fā)言先后次序及發(fā)言主題、主辦單位與協(xié)辦單位等；《會(huì )議注意事項》主要是強調會(huì )議議題及宗旨，避免跑題、避免會(huì )場(chǎng)秩序混亂。
開(kāi)會(huì )前的兩小時(shí)內籌備組必須布置好會(huì )議現場(chǎng)，一般中小型的會(huì )議現場(chǎng)布置要注意以下幾個(gè)方面：
1、賓客姓名標簽的擺放
現在較為流行的是圓桌會(huì )議，因為這樣賓客不分主次、先后；但是如果正好會(huì )場(chǎng)沒(méi)有圓桌會(huì )議室怎么辦？那就只好選擇長(cháng)型的，長(cháng)型會(huì )議桌則一定要按賓客的身份、主次把順序安排好，在這方面多用些心，這個(gè)是至關(guān)重要的,一般會(huì )議主辦人應坐在右前方，賓客的主角坐在對面，依次類(lèi)推，當然也可靈活掌握，但一定要有利于賓客的發(fā)言，提升會(huì )議氣氛。
2、投影、擴音設備的提前布置調試
投影幕布盡量不要擋住會(huì )議室內會(huì )議主題幕布或條幅，擴音設備應于會(huì )議前1小時(shí)調試好。
3、鮮花、水果的布置
鮮花一定要鮮艷，水果一定要新鮮、漂亮，這都是為了使沉悶的會(huì )議室增添一絲亮點(diǎn)。
當這一切準備工作全部到位后，或許會(huì )有提前到的嘉賓，這時(shí)一定要做好接待工作，不能讓客人感到冷場(chǎng)，給每個(gè)與會(huì )人員發(fā)一份會(huì )議資料，包括會(huì )議文件袋、筆記本和筆。然后，當嘉賓陸續到齊后，招待各位嘉賓入位，并吩咐會(huì )場(chǎng)服務(wù)人員倒上茶水。
會(huì )議管理：會(huì )議管理看似簡(jiǎn)單，但實(shí)質(zhì)上如果要把它做好也是得廢一番苦心的。會(huì )議要講究質(zhì)量。開(kāi)會(huì )手機鈴聲此起彼伏、抽煙耳語(yǔ)、遲到早退、講話(huà)不入主題、會(huì )上不說(shuō)，會(huì )后發(fā)牢騷等現象，都是會(huì )議質(zhì)量不高、會(huì )風(fēng)不好的典型例子。會(huì )議管理要做好須注意以下幾個(gè)事項：
1、召開(kāi)會(huì )議須事先明確三個(gè)角色：會(huì )議主持、會(huì )議調度和會(huì )議記錄。
會(huì )議主持起到一個(gè)主線(xiàn)的作用，其職責是宣布會(huì )議開(kāi)始、提出會(huì )議議題、把握會(huì )議時(shí)間、執行會(huì )議制度、總結會(huì )議內容、跟蹤會(huì )議結果。
會(huì )議調度，起到把握整個(gè)會(huì )議主題，以防跑題的作用。一般由與會(huì )者中職位最高者擔任，負責控制會(huì )場(chǎng)秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結會(huì )議優(yōu)劣。
會(huì )議記錄，詳細記錄會(huì )議的要點(diǎn)和細節，準備會(huì )議紀要，以便于會(huì )后做出客觀(guān)的會(huì )議評估。起到一個(gè)支持的作用，負責準確記錄會(huì )議的要點(diǎn)并發(fā)放會(huì )議紀要，最后確認執行人及完成時(shí)間。
2、制定會(huì )議紀律并嚴格遵守。這個(gè)在給每個(gè)人發(fā)的會(huì )議材料中的《會(huì )議注意事項》里面就要寫(xiě)明，諸如，進(jìn)入會(huì )場(chǎng)前把手機調至振動(dòng)或關(guān)機，這一點(diǎn)在與會(huì )者進(jìn)入會(huì )場(chǎng)前也要提醒一下。
3、主持人、調度人利用各種方法使會(huì )議緊扣主題，提升會(huì )議氣氛，使與會(huì )的每一個(gè)人都敢于說(shuō)、參于說(shuō)，從而達到預期的效果。大家都緘口沉默對會(huì )議本身來(lái)說(shuō)不是好事情，只有讓每個(gè)于會(huì )者都圍繞話(huà)題說(shuō)出真正想說(shuō)的，真正有價(jià)值的才達到了會(huì )議的最高境界。
會(huì )議追蹤：會(huì )議組織者除了通知、組織會(huì )議外，一定要保證會(huì )上決定的會(huì )議目標、工作任務(wù)得到全面貫徹。與會(huì )者在會(huì )上在充分討論一個(gè)事情后，必須馬上決定此事的負責人、需要協(xié)調的部門(mén)以及完成時(shí)間。最后會(huì )議跟蹤、監督工作更是不容忽視。只有監督將會(huì )議議項完成了，會(huì )議才真正結束了。
五、 會(huì )議策劃及實(shí)施基本內容和流程
會(huì )議策劃就是根據你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的會(huì )議策劃;根據會(huì )議的級別,為您選擇會(huì )議舉辦地;根據會(huì )議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);根據會(huì )議的具體情況，確定是否將會(huì )議劃分為幾個(gè)分會(huì )場(chǎng)，選擇分會(huì )場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前為您預約。
負責會(huì )場(chǎng)的布局，設備安裝調試
根據會(huì )議的具體情況，為您設計并安排會(huì )場(chǎng)的布局，細致周到地設計好所有的細節；根據您的需要，為您提供會(huì )議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；根據您的需要，提前為您調試好設備，并進(jìn)行演練，確保會(huì )議的順利進(jìn)行
印刷材料的設計制作
為您的會(huì )議提供宣傳冊等印刷品設計、生產(chǎn)一條龍服務(wù);根據會(huì )議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;會(huì )為您的印刷品指定專(zhuān)門(mén)的廠(chǎng)家生產(chǎn)以及印刷;我根據您的需要，提前把印刷品送到會(huì )場(chǎng)或指定位置.
1、 策劃
會(huì )議策劃是會(huì )議的生命力所在，獨具匠心的會(huì )議策劃是會(huì )議成功的前提。策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調、公關(guān)關(guān)系、媒體報道。
2、 設計
別出心裁、引人注目方能使會(huì )展和大型文化體育活動(dòng)引人入勝。富有創(chuàng )意、令人稱(chēng)絕是我們努力的方向。從會(huì )議環(huán)境、會(huì )議布置到大型展覽都能顯示出獨特的格調、非凡的品位，充分詮釋會(huì )議的宗旨是客戶(hù)的意圖。
3、 設備
同聲傳譯、多媒體、寬帶網(wǎng)、移動(dòng)通訊。
4、 宣傳
會(huì )議的目的是制造影響，發(fā)揮廣告難以發(fā)揮的作用。會(huì )議效應在一定程度上就是媒體效應。有效組織媒體對會(huì )議進(jìn)行頗具影響力的宣傳報道是本公司區別于其他同行的顯著(zhù)特點(diǎn)之一。
