會(huì )議秘書(shū)服務(wù)
所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì )展主辦方提供各類(lèi)文秘、勤雜、臨時(shí)采購、臨時(shí)司乘、向導等服務(wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預算時(shí)通常按類(lèi)別籠統計算，不在細分??可以按不可預計費用或者按其他類(lèi)別計算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò )人互相簽單認可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。
一般安排主席團成員或者職務(wù)比較高的同志，座次可以按職務(wù)或姓氏筆劃排列。主席臺根據人數多少，可以設一排或二排、三排以上。座談會(huì )可以不設主席臺，主持會(huì )議同志座位在正對會(huì )場(chǎng)門(mén)口的地方。主席臺上方可以?huà)鞎?huì )標，一般為紅底黑字，字體莊重。如開(kāi)黨代會(huì )、人代會(huì )、團代會(huì )等還要掛會(huì )徽，會(huì )徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調節會(huì )議氣氛，主席臺前可以擺鮮花，會(huì )場(chǎng)的四周可以張貼標語(yǔ)口號。另外座位前桌子上要擺座簽，有的只擺主席臺，有的全體與會(huì )人員都擺座簽。音響麥克風(fēng)、譯風(fēng)都要準備好，會(huì )前要試試響不響。
會(huì )議證是出席會(huì )議的憑證，上面標明會(huì )議名稱(chēng)，使用者姓名、性別、發(fā)證日期、號碼，有的還要貼照片。會(huì )議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區別。
（一）會(huì )議進(jìn)行階段要做的工作
在進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會(huì )務(wù)工作和各項服務(wù)工作，確保會(huì )議的順利進(jìn)行。這里著(zhù)重介紹會(huì )議記錄和簡(jiǎn)報工作。會(huì )議記錄是為起草會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要乃至正式文件奠定基礎，也是為會(huì )后進(jìn)一步研究問(wèn)題，總結工作提供重要參考材料，也為查考歷史提供依據和憑證。如遵義會(huì )議是歷史上具有重大意義的一次會(huì )議，但因沒(méi)有記錄，對會(huì )議的重要情節長(cháng)期沒(méi)有搞清楚，1984年發(fā)現陳云同志在長(cháng)征途中傳達遵義會(huì )議的手稿，手稿是根據會(huì )議記錄整理的，為搞清遵義會(huì )議的真實(shí)情況提供了依據。搞好記錄，要本著(zhù)三個(gè)原則，一要按照會(huì )議的真實(shí)情況，忠實(shí)的記錄，凡記下來(lái)的要符合原意，不能根據自己的好惡，歪曲人家的發(fā)言，聽(tīng)不清的要問(wèn)一下，核對一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡(jiǎn)稱(chēng)。三是擇要而記，記錄一小時(shí)只能寫(xiě)3000多字，而說(shuō)話(huà)可以達10000多字，無(wú)論如何記不下來(lái)，記錄要抓住要點(diǎn)，記主要觀(guān)點(diǎn)、精辟論述、結論性意見(jiàn)以及有爭議的問(wèn)題，一般性的內容可以不記。
比較大型的會(huì )議，一般都出簡(jiǎn)報，簡(jiǎn)報的作用有：一是便于領(lǐng)導同志了解會(huì )議全貌，掌握會(huì )議進(jìn)程，對會(huì )議進(jìn)行指導，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決；二是便于各與會(huì )人員交流經(jīng)驗，溝通情況；三是為日后研究工作提供可靠的資料。
寫(xiě)簡(jiǎn)報要做到四點(diǎn)。一是簡(jiǎn)報要簡(jiǎn)，要突出重點(diǎn)，精練內容，最好不超過(guò)1000字，有的簡(jiǎn)報不簡(jiǎn)，有言必錄，把發(fā)言的全部?jì)热荻紝?xiě)上了，使人看了頭痛；二是要快，一般情況，上午的發(fā)言，下午要寫(xiě)出來(lái)，下午的發(fā)言晚上要寫(xiě)出來(lái)，第二天上午要送到與會(huì )人員。有的簡(jiǎn)報幾天寫(xiě)不出來(lái)，會(huì )議開(kāi)完了，簡(jiǎn)報才出來(lái)，成了馬后炮；三是真實(shí)客觀(guān)，包括人名、地名、時(shí)間、數字、引文，都要準確無(wú)誤。對事實(shí)不能有任何夸大、縮小、虛構，更不能把自己的觀(guān)點(diǎn)強加于人。為了做到真實(shí)，寫(xiě)好后，要交當事人過(guò)目；四是突出重點(diǎn)和特點(diǎn)，現在簡(jiǎn)報通病就是沒(méi)有特點(diǎn)，空話(huà)，套話(huà)太多，泛泛的一般表態(tài)，給人千篇一律，千人一面之感，這種簡(jiǎn)報實(shí)在不愿意看。簡(jiǎn)報要舍棄一般的內容，在開(kāi)頭交代某某組在誰(shuí)主持下討論，哪幾位同志發(fā)言，然后開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，把最精辟的內容寫(xiě)出來(lái)。
（二）會(huì )議結束階段，這階段時(shí)間短促，要做的事情比較多，秘書(shū)這個(gè)階段也比較忙，搞不好容易出差錯，這個(gè)階段要清理文件，哪些可以帶走，哪些要收回，要開(kāi)出單子，對走的人需要幫助買(mǎi)機票、車(chē)票。對會(huì )議形成的文件，有些需要會(huì )后修改定稿印發(fā)。有的會(huì )議會(huì )后要寫(xiě)紀要。關(guān)于會(huì )議紀要的寫(xiě)作，有同志專(zhuān)題講，我不重復。
三、改進(jìn)會(huì )風(fēng)，提高工作效率
開(kāi)會(huì )是進(jìn)行決策，指導工作不可缺少的方式。但如果過(guò)多過(guò)濫，形成會(huì )海，也會(huì )勞民傷財，造成災難。會(huì )議太多，特別是無(wú)關(guān)緊要的會(huì )也要領(lǐng)導參加，使領(lǐng)導寶貴的時(shí)間淹沒(méi)在會(huì )海里，沒(méi)時(shí)間深入基層，調查研究，解決問(wèn)題。開(kāi)會(huì )就要花錢(qián)，有限的經(jīng)費被無(wú)用會(huì )議占用，使該解決的問(wèn)題解決不了，也給交通和賓館造成緊張。有的利用開(kāi)會(huì )之機大吃大喝，亂發(fā)紀念品，有的以開(kāi)會(huì )之名，搞公費旅游，在群眾中造成不良影響。這些現象必須克服。如何改進(jìn)會(huì )風(fēng)，提高會(huì )議效率，首先要控制會(huì )議的規模、規格和會(huì )期。一是從會(huì )議內容上控制。凡是可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì )議堅決不開(kāi)，不解決問(wèn)題的會(huì )議堅決不開(kāi)，可以合并的會(huì )議不單獨開(kāi)；二是從會(huì )議規模和規格上控制。本著(zhù)寧少勿多，寧小勿大的原則，嚴格控制會(huì )議規模和規格，參加會(huì )議的人數減少到最低限度。凡能開(kāi)小會(huì )解決的問(wèn)題就不要開(kāi)大會(huì )，凡參加一個(gè)人能解決的問(wèn)題，就不要來(lái)兩個(gè)人，少帶或不帶工作人員。部門(mén)能解決的問(wèn)題，不要以黨委或政府的名義開(kāi)會(huì )。部門(mén)的會(huì )議不要都請領(lǐng)導參加，確有必要，可只請主管領(lǐng)導參加，其他領(lǐng)導不要陪會(huì )；三是從會(huì )議時(shí)間上控制。本著(zhù)寧短勿長(cháng)的原則，開(kāi)一天能解決問(wèn)題的會(huì )，不要開(kāi)成兩天，開(kāi)半天能解決問(wèn)題的會(huì )，不要開(kāi)一天。時(shí)間安排要緊湊，不要搞得松松垮垮。有的會(huì )開(kāi)的長(cháng)與講話(huà)不精練有關(guān)，廢話(huà)、空話(huà)、重復的話(huà)太多。一件事情張書(shū)記講了，李書(shū)記講，托乎提縣長(cháng)講了，買(mǎi)買(mǎi)提縣長(cháng)又講，講話(huà)的角度差不多，觀(guān)點(diǎn)差不多，內容差不多，浪費時(shí)間。一個(gè)人講清楚了就可以了，別人不要重復，如果要講要有新內容；四是從會(huì )議形式上控制，可以用電話(huà)、電視、廣播等手段辦到的事情，如表彰先進(jìn)等，可以不開(kāi)會(huì )，能用電話(huà)會(huì )、電視會(huì )解決的問(wèn)題，就不要把人召來(lái)開(kāi)會(huì )；五是從會(huì )議經(jīng)費控制。規定會(huì )議經(jīng)費標準，不得突破，不得擠占其他經(jīng)費，不得攤派，轉嫁負擔。
（二）會(huì )議要儉樸節約，禁止以開(kāi)會(huì )之名大吃大喝，鋪張浪費，亂發(fā)錢(qián)物，禁止以開(kāi)會(huì )之名搞公款旅游，國家明文規定不得到黃山、桂林等風(fēng)景區開(kāi)會(huì )。
（三）會(huì )議內容要實(shí)在，要確能解決問(wèn)題。反對搞形式主義，作表面文章或會(huì )而不議，議而不決，決而不行，行而不果。
（四）要嚴格會(huì )議紀律，使會(huì )議開(kāi)得緊張、緊湊，盡量避免遲到、早退、缺席現象。
四、對會(huì )議秘書(shū)的要求
1、會(huì )議秘書(shū)要有較強的辦事能力和組織協(xié)調能力，較高的文字水平。
2、秘書(shū)人員要正確認識自己在會(huì )議的角色，擺正自己的位置，樹(shù)立牢固的服務(wù)觀(guān)念，不厭其煩地為與會(huì )者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3、工作要細致周密。會(huì )務(wù)工作是很細致具體的工作，而且帶有政治性，如果在哪個(gè)環(huán)節上出了問(wèn)題都會(huì )造成不良影響，因此，計劃要訂的細一些，想的周到一些，不要漏項。分工要明確，出了問(wèn)題把板子打在具體人員身上，一個(gè)人想問(wèn)題往往不全面，計劃要讓大家討論把關(guān)。部署的工作要進(jìn)行檢查，如會(huì )場(chǎng)布置好了，會(huì )前要去看看，會(huì )標對不對，座簽擺的是否合適，麥克風(fēng)響不響，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)糾正，千萬(wàn)不能粗枝大葉。
4、要注意保密。多數會(huì )議都帶有機密性，對會(huì )議的內容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì )人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會(huì )議，會(huì )上保密，會(huì )后公開(kāi)或部分內容公開(kāi)，何時(shí)公開(kāi)或哪些內容可以公開(kāi)，都要請示領(lǐng)導，不要自作主張
一般安排主席團成員或者職務(wù)比較高的同志，座次可以按職務(wù)或姓氏筆劃排列。主席臺根據人數多少，可以設一排或二排、三排以上。座談會(huì )可以不設主席臺，主持會(huì )議同志座位在正對會(huì )場(chǎng)門(mén)口的地方。主席臺上方可以?huà)鞎?huì )標，一般為紅底黑字，字體莊重。如開(kāi)黨代會(huì )、人代會(huì )、團代會(huì )等還要掛會(huì )徽，會(huì )徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調節會(huì )議氣氛，主席臺前可以擺鮮花，會(huì )場(chǎng)的四周可以張貼標語(yǔ)口號。另外座位前桌子上要擺座簽，有的只擺主席臺，有的全體與會(huì )人員都擺座簽。音響麥克風(fēng)、譯風(fēng)都要準備好，會(huì )前要試試響不響。
會(huì )議證是出席會(huì )議的憑證，上面標明會(huì )議名稱(chēng)，使用者姓名、性別、發(fā)證日期、號碼，有的還要貼照片。會(huì )議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區別。
（一）會(huì )議進(jìn)行階段要做的工作
在進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會(huì )務(wù)工作和各項服務(wù)工作，確保會(huì )議的順利進(jìn)行。這里著(zhù)重介紹會(huì )議記錄和簡(jiǎn)報工作。會(huì )議記錄是為起草會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要乃至正式文件奠定基礎，也是為會(huì )后進(jìn)一步研究問(wèn)題，總結工作提供重要參考材料，也為查考歷史提供依據和憑證。如遵義會(huì )議是歷史上具有重大意義的一次會(huì )議，但因沒(méi)有記錄，對會(huì )議的重要情節長(cháng)期沒(méi)有搞清楚，1984年發(fā)現陳云同志在長(cháng)征途中傳達遵義會(huì )議的手稿，手稿是根據會(huì )議記錄整理的，為搞清遵義會(huì )議的真實(shí)情況提供了依據。搞好記錄，要本著(zhù)三個(gè)原則，一要按照會(huì )議的真實(shí)情況，忠實(shí)的記錄，凡記下來(lái)的要符合原意，不能根據自己的好惡，歪曲人家的發(fā)言，聽(tīng)不清的要問(wèn)一下，核對一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡(jiǎn)稱(chēng)。三是擇要而記，記錄一小時(shí)只能寫(xiě)3000多字，而說(shuō)話(huà)可以達10000多字，無(wú)論如何記不下來(lái)，記錄要抓住要點(diǎn)，記主要觀(guān)點(diǎn)、精辟論述、結論性意見(jiàn)以及有爭議的問(wèn)題，一般性的內容可以不記。
比較大型的會(huì )議，一般都出簡(jiǎn)報，簡(jiǎn)報的作用有：一是便于領(lǐng)導同志了解會(huì )議全貌，掌握會(huì )議進(jìn)程，對會(huì )議進(jìn)行指導，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決；二是便于各與會(huì )人員交流經(jīng)驗，溝通情況；三是為日后研究工作提供可靠的資料。
寫(xiě)簡(jiǎn)報要做到四點(diǎn)。一是簡(jiǎn)報要簡(jiǎn)，要突出重點(diǎn)，精練內容，最好不超過(guò)1000字，有的簡(jiǎn)報不簡(jiǎn)，有言必錄，把發(fā)言的全部?jì)热荻紝?xiě)上了，使人看了頭痛；二是要快，一般情況，上午的發(fā)言，下午要寫(xiě)出來(lái)，下午的發(fā)言晚上要寫(xiě)出來(lái)，第二天上午要送到與會(huì )人員。有的簡(jiǎn)報幾天寫(xiě)不出來(lái)，會(huì )議開(kāi)完了，簡(jiǎn)報才出來(lái)，成了馬后炮；三是真實(shí)客觀(guān)，包括人名、地名、時(shí)間、數字、引文，都要準確無(wú)誤。對事實(shí)不能有任何夸大、縮小、虛構，更不能把自己的觀(guān)點(diǎn)強加于人。為了做到真實(shí)，寫(xiě)好后，要交當事人過(guò)目；四是突出重點(diǎn)和特點(diǎn)，現在簡(jiǎn)報通病就是沒(méi)有特點(diǎn)，空話(huà)，套話(huà)太多，泛泛的一般表態(tài)，給人千篇一律，千人一面之感，這種簡(jiǎn)報實(shí)在不愿意看。簡(jiǎn)報要舍棄一般的內容，在開(kāi)頭交代某某組在誰(shuí)主持下討論，哪幾位同志發(fā)言，然后開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，把最精辟的內容寫(xiě)出來(lái)。
（二）會(huì )議結束階段，這階段時(shí)間短促，要做的事情比較多，秘書(shū)這個(gè)階段也比較忙，搞不好容易出差錯，這個(gè)階段要清理文件，哪些可以帶走，哪些要收回，要開(kāi)出單子，對走的人需要幫助買(mǎi)機票、車(chē)票。對會(huì )議形成的文件，有些需要會(huì )后修改定稿印發(fā)。有的會(huì )議會(huì )后要寫(xiě)紀要。關(guān)于會(huì )議紀要的寫(xiě)作，有同志專(zhuān)題講，我不重復。
三、改進(jìn)會(huì )風(fēng)，提高工作效率
開(kāi)會(huì )是進(jìn)行決策，指導工作不可缺少的方式。但如果過(guò)多過(guò)濫，形成會(huì )海，也會(huì )勞民傷財，造成災難。會(huì )議太多，特別是無(wú)關(guān)緊要的會(huì )也要領(lǐng)導參加，使領(lǐng)導寶貴的時(shí)間淹沒(méi)在會(huì )海里，沒(méi)時(shí)間深入基層，調查研究，解決問(wèn)題。開(kāi)會(huì )就要花錢(qián)，有限的經(jīng)費被無(wú)用會(huì )議占用，使該解決的問(wèn)題解決不了，也給交通和賓館造成緊張。有的利用開(kāi)會(huì )之機大吃大喝，亂發(fā)紀念品，有的以開(kāi)會(huì )之名，搞公費旅游，在群眾中造成不良影響。這些現象必須克服。如何改進(jìn)會(huì )風(fēng)，提高會(huì )議效率，首先要控制會(huì )議的規模、規格和會(huì )期。一是從會(huì )議內容上控制。凡是可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì )議堅決不開(kāi)，不解決問(wèn)題的會(huì )議堅決不開(kāi)，可以合并的會(huì )議不單獨開(kāi)；二是從會(huì )議規模和規格上控制。本著(zhù)寧少勿多，寧小勿大的原則，嚴格控制會(huì )議規模和規格，參加會(huì )議的人數減少到最低限度。凡能開(kāi)小會(huì )解決的問(wèn)題就不要開(kāi)大會(huì )，凡參加一個(gè)人能解決的問(wèn)題，就不要來(lái)兩個(gè)人，少帶或不帶工作人員。部門(mén)能解決的問(wèn)題，不要以黨委或政府的名義開(kāi)會(huì )。部門(mén)的會(huì )議不要都請領(lǐng)導參加，確有必要，可只請主管領(lǐng)導參加，其他領(lǐng)導不要陪會(huì )；三是從會(huì )議時(shí)間上控制。本著(zhù)寧短勿長(cháng)的原則，開(kāi)一天能解決問(wèn)題的會(huì )，不要開(kāi)成兩天，開(kāi)半天能解決問(wèn)題的會(huì )，不要開(kāi)一天。時(shí)間安排要緊湊，不要搞得松松垮垮。有的會(huì )開(kāi)的長(cháng)與講話(huà)不精練有關(guān)，廢話(huà)、空話(huà)、重復的話(huà)太多。一件事情張書(shū)記講了，李書(shū)記講，托乎提縣長(cháng)講了，買(mǎi)買(mǎi)提縣長(cháng)又講，講話(huà)的角度差不多，觀(guān)點(diǎn)差不多，內容差不多，浪費時(shí)間。一個(gè)人講清楚了就可以了，別人不要重復，如果要講要有新內容；四是從會(huì )議形式上控制，可以用電話(huà)、電視、廣播等手段辦到的事情，如表彰先進(jìn)等，可以不開(kāi)會(huì )，能用電話(huà)會(huì )、電視會(huì )解決的問(wèn)題，就不要把人召來(lái)開(kāi)會(huì )；五是從會(huì )議經(jīng)費控制。規定會(huì )議經(jīng)費標準，不得突破，不得擠占其他經(jīng)費，不得攤派，轉嫁負擔。
（二）會(huì )議要儉樸節約，禁止以開(kāi)會(huì )之名大吃大喝，鋪張浪費，亂發(fā)錢(qián)物，禁止以開(kāi)會(huì )之名搞公款旅游，國家明文規定不得到黃山、桂林等風(fēng)景區開(kāi)會(huì )。
（三）會(huì )議內容要實(shí)在，要確能解決問(wèn)題。反對搞形式主義，作表面文章或會(huì )而不議，議而不決，決而不行，行而不果。
（四）要嚴格會(huì )議紀律，使會(huì )議開(kāi)得緊張、緊湊，盡量避免遲到、早退、缺席現象。
四、對會(huì )議秘書(shū)的要求
1、會(huì )議秘書(shū)要有較強的辦事能力和組織協(xié)調能力，較高的文字水平。
2、秘書(shū)人員要正確認識自己在會(huì )議的角色，擺正自己的位置，樹(shù)立牢固的服務(wù)觀(guān)念，不厭其煩地為與會(huì )者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3、工作要細致周密。會(huì )務(wù)工作是很細致具體的工作，而且帶有政治性，如果在哪個(gè)環(huán)節上出了問(wèn)題都會(huì )造成不良影響，因此，計劃要訂的細一些，想的周到一些，不要漏項。分工要明確，出了問(wèn)題把板子打在具體人員身上，一個(gè)人想問(wèn)題往往不全面，計劃要讓大家討論把關(guān)。部署的工作要進(jìn)行檢查，如會(huì )場(chǎng)布置好了，會(huì )前要去看看，會(huì )標對不對，座簽擺的是否合適，麥克風(fēng)響不響，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)糾正，千萬(wàn)不能粗枝大葉。
4、要注意保密。多數會(huì )議都帶有機密性，對會(huì )議的內容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì )人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會(huì )議，會(huì )上保密，會(huì )后公開(kāi)或部分內容公開(kāi)，何時(shí)公開(kāi)或哪些內容可以公開(kāi)，都要請示領(lǐng)導，不要自作主張
